Workshop là gì? Cách thức tổ chức Workshop chuyên nghiệp

Blog Jan 05, 2022

Tổ chức Workshop ngày càng đa dạng, nhu cầu ngày càng nhiều để phục vụ cho nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực. Dù là lĩnh vực cụ thể nào đi chăng nữa chúng ta đều có thể tôt chức những buổi Workshop phù hợp. Có kinh nghiệm trong tổ chức Workshop sẽ giúp việc triển khai thuận lợi, suôn sẻ và đạt được kết quả lý tưởng như yêu cầu. Mời bạn cùng Mona SEO tìm hiểu về cách tổ chức Workshop trong bài viết dưới đây.

Workshop là gì?

Workshop được hiểu chính là một hoặc một chuỗi những buổi trao đổi về phương pháp, kỹ năng, kiến thức tập trung chính vào một lĩnh vực cụ thể nào đó. Tùy thuộc vào chủ đề mà buổi Workshop hướng tới chúng ta có thể triển khai theo những cách khác nhau, mời những diễn giải có chuyên môn, có kinh nghiệm để cùng trò chuyện, trao đổi. Nhờ đó chất lượng của buổi Workshop sẽ được tăng lên.

Thông thường một buổi Workshop khi được tổ chức thời gian sẽ kéo dài từ 2 – 4 giờ. Trong đó sẽ có 2 hoạt động chính được tổ chức là nói chuyện để chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức từ những khách mời, hoạt động thứ hai là tiến hành giao lưu, hỏi đáp nhằm giải đáp được những thắc mắc của độc giả tham gia.

Ngày nay, tổ chức Workshop có hai hình thức chính có thể cân nhắc thực hiện là trực tiếp hoặc trực tuyến. Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà việc tổ chức có thể cân nhắc triển khai theo phương án sao cho phù hợp, mang lại hiệu quả và lợi ích tối đa. Đặc biệt, trong tình hình dịch bệnh thì việc tổ chức càng cần tính toán kỹ lưỡng.

Những lợi ích mà tổ chức Workshop mang tới

Việc tổ chức Workshop trong thực tế mang lại nhiều giá trị, nhiều lợi ích. Trong đó những lợi ích thiết thực nhất chính là:

  • Tạo cơ hội để chia sẻ kiến thức: những kiến thức liên quan tới lĩnh vực mà chúng ta quan tâm sẽ được chia sẻ một cách đầy đủ, chi tiết, chuyên sâu. Lúc này kiến thức không đơn thuần chỉ là lý thuyết mà sẽ được truyền đạt dễ hiểu, diễn giải đơn giản nhưng thực tế bởi những chuyên gia có chuyên môn giỏi. Mỗi người sẽ có cơ hội để mở mang tầm mắt, tiếp cận thêm những quan điểm, những thông tin thú vị, có giá trị.
  • Mở rộng các mối quan hệ: những người cùng tham gia một buổi Workshop là những người có cùng sở thích, cùng mối quan tâm. Đây là một công đồng gồm những người có hiểu biết về lĩnh vực mà chúng ta đang tìm hiểu, theo đuổi. Đó là cơ hội để quen thêm những người bạn mới, mở rộng quan hệ, thậm chí là có những đối tác tiềm năng.
  • Giúp marketing cho doanh nghiệp: thông qua những buổi Workshop khi được tổ chức còn là cơ hội để tìm kiếm khách hàng, nhà đầu tư, hay những đối tác tiềm năng. Việc xây dựng niềm tin, quảng bá thương hiệu của các công ty, các doanh nghiệp sẽ có được hiệu quả lý tưởng.

Kinh nghiệm để tổ chức Workshop thành công

Tổ chức Workshop đòi hỏi cần có những kỹ năng, có kinh nghiệm và những lưu ý cần thiết. Lúc đó, mỗi buổi Workshop dù ở lĩnh vực nào, tổ chức với quy mô ra sao cũng có được sự thành công nhất định, đạt được mục tiêu hướng tới.

Chuẩn bị cho tổ chức Workshop

Làm tốt bước chuẩn bị giúp mỗi buổi Workshop sẽ được tổ chức thuận lợi, diễn ra suôn sẻ và thành công. Điều kiện lý tưởng nhất, chuẩn bị một cách kỹ càng giúp sự kiện đạt được những mục tiêu ban đầu đã đề ra. Trong đó những công việc cần chuẩn bị chi tiết, cụ thể như:

  • Xác định chi tiết về mục đích và kết quả đầu ra cho buổi Workshop được tổ chức.
  • Xác định đầy đủ các bên liên quan cần tham gia vào buổi Workshop.
  • Bố trí được người ghi chép, điều phối toàn bộ hoạt động tổng thể của buổi Workshop.
  • Xây dựng chương trình với những hoạt động tương tác phù hợp với lĩnh vực tổ chức Workshop.
  • Xác định được phương thức để ghi lại mọi hoạt động diễn ra trong buổi Workshop.
  • Lên kết hoạch chi tiết, cụ thể với phương án rõ ràng cho buổi Workshop.
  • Tiến hành mời những đối tượng, thành viên liên quan tham dự Workshop.
  • Cân nhắc để lựa chọn địa điểm phù hợp, tiến hành bài trí phòng tổ chức, chuẩn bị những vật dụng, các trang thiết bị cần thiết.
  • Gửi kịch bản tới những người tham dự Workshop để mỗi người có được sự chủ động cần thiết.

Xác định vai trò của các đối tượng tham gia

Có nhiều đối tượng tham gia vào một buổi Workshop khi được tổ chức. Mỗi đối tượng lại có nhiệm vụ, có vai trò riêng cần tìm hiểu và xác định một cách rõ ràng. Xác định rõ công việc, nhiệm vụ từng đối tượng sẽ giúp buổi Workshop được tổ chức thuận lợi, suôn sẻ với sự chủ động cao trong công việc của từng người.

  • Nhà tài trợ: đây là bên hậu thuẫn cho buổi Workshop được tổ chức nhưng có thể không tham gia vào phiên làm việc, cũng sẽ không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra sau khi sự kiện hoàn thành.
  • Người điều phối: đây sẽ là người điều hướng toàn bộ hoạt động của sự kiện, giới thiệu về mục tiêu, chương trình được tiến hành cho buổi Workshop. Bên cạnh đó, người điều phối cũng làm nhiệm vụ hướng thành viên tham dự theo một cấu trúc, một quy tắc chung, đồng thời cũng đảm bảo giữ các hoạt động bám sát theo mục tiêu, kết quả kỳ vọng đặt ra trước đó.
  • Người ghi chép: dựa vào định dạng đã xác định trước thì người ghi chép sẽ theo dõi các mục, các vấn đề chưa hoàn thành được trong buổi Workshop được tổ chức thực tế.
  • Người quản lý thời gian: theo dõi thời gian cụ thể dành cho từng hạng mục, từng hoạt động được tổ chức theo chương trình đặt ra trước đó.
  • Người tham dự: tất cả các chuyên gia, các đối tượng liên quan quan tâm tới lĩnh vực được triển khai trong buổi Workshop. Đây là những người sẽ đưa ra dữ liệu, quan điểm cá nhân, cũng lắng nghe ý kiến từ người khác, cùng tham gia thảo luận trong suốt sự kiện.

Tiến hành Workshop

Khi các bước kể trên đã hoàn thành lúc này việc tổ chức Workshop sẽ là bước tiếp theo cần thực hiện. Tuân thủ theo đúng quy trình sẽ giúp sự kiện được tổ chức thành công mỹ mãn, có được kết quả tốt đẹp như mong muốn.

Người điều phối chịu trách nhiệm tuyên bố mục đích, các quy tắc, các thông tin liên quan,… để buổi Workshop được tổ chức thuận lợi. Ưu tiên lựa chọn người có kinh nghiệm sẽ mang tới nhiều lối dẫn dắt thực sự thu hút, tạo được sự chú ý của tất cả các thành viên tham dự. Bên cạnh đó, suốt thời gian tổ chức Workshop thì người điều phối cần đảm bảo duy trì được sự tập trung thông qua việc xác nhận thường xuyên những hoạt động diễn ra.

Một buổi Workshop khi được tổ chức yêu cầu cần tuân thủ theo một số những tiêu chuẩn, một vài những nguyên tắc cơ bản nhưng quan trọng như:

  • Luôn luôn giữ thái độ tôn trọng với những quan điểm của mọi người.
  • Mọi người khi tham gia Workshop đều kỳ vọng được đóng góp quan điểm cá nhân.
  • Hoạt động thảo luận cần được giới hạn cụ thể dựa trên khung thời gian được xác định trước đó.
  • Tập trung thảo luận về vấn đề, tuyệt đối không thảo luận về con người.
  • Có sự đồng thuận với những quyết định sau cùng khi được đưa ra.

Tổng kết sau khi Workshop

Tổng kết Workshop là công việc mà người điều phối cần làm. Từ những mục đã thảo luận, được ghi nhận sẽ hoàn thành các tài liệu có liên quan, cung cấp tới những thành viên tham gia vào buổi Workshop. Lúc đó mỗi người sẽ có được những thông tin hữu ích, có thể nắm bắt được thông tin về các mục, các hoạt động đã hoàn thành và kiến thức thu nhận lại được.

Tổ chức Workshop hiện nay khá phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Với từng buổi Workshop với mục tiêu khác nhau, thuộc ngành nghề khác biệt, với quy mô lớn hay nhỏ cụ thể cần lên kế hoạch cụ thể, triển khai theo đúng quy trình, có kinh nghiệm cần thiết mới có thể hoàn thành thành công và thuận lợi. Tuân thủ theo đúng quy trình, có những kinh nghiệm cần thiết để tổ chức Workshop đạt được như mong muốn ban đầu.